ईमेल के लिए पीडीएफ को कंप्रेस करें
ईमेल प्रदाता अनुलग्नक सीमाएँ लागू करते हैं। एक भारी पीडीएफ - स्कैन किए गए पृष्ठ, एम्बेडेड छवियां, या निर्यात की गई स्लाइड - प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स को भेजने या भरने को ब्लॉक कर सकती है। संपीड़न बाइट्स को कम कर देता है जिससे संदेश आदर्श रूप से पढ़ने योग्य गुणवत्ता हानि के बिना चला जाता है।
सामान्य अनुलग्नक सीमाएँ
जीमेल लगीं एन्कोडिंग ओवरहेड सहित प्रति संदेश लगभग 25 एमबी की अनुमति देता है। आउटलुक.कॉम अनुलग्नकों के लिए प्रायः 20 एमबी के आसपास होता है। कॉर्पोरेट एक्सचेंज सीमा कम हो सकती है। मोबाइल क्लाइंट पहले विफल हो सकते हैं. जब आप सीमा के करीब होते हैं, तो पीडीएफ को सिकोड़ना ईमेल में विभाजित होने या एक अलग फ़ाइल-साझाकरण लिंक का उपयोग करने से तेज़ होता है जिसे आपने उजागर करने की योजना नहीं बनाई थी।
जब संपीड़न मदद करता है
स्कैन किए गए दस्तावेज़ और छवि-भारी निर्यात पीडीएफ-स्नैप पर सबसे अधिक संपीड़ित होते हैं क्योंकि अनावश्यक मेटाडेटा और संरचना को फिर से पैक किया जा सकता है। पहले से ही अनुकूलित वेब पीडीएफ केवल कुछ प्रतिशत बचा सकते हैं - टूल पहले/बाद के आकारों को ईमानदार दिखाएगा। कोशिश संतुलित पहला; उपयोग अधिकतम यदि आपको अभी भी अधिक कटौती की आवश्यकता है और मेटाडेटा सफ़ाई स्वीकार करें।
ईमेल के लिए पीडीएफ-स्नैप का उपयोग कैसे करें
- पीडीएफ-स्नैप खोलें और कंप्रेस टैब पर बने रहें।
- अपना पीडीएफ छोड़ें; एक संपीड़न स्तर चुनें.
- परिणाम डाउनलोड करें और इसे अपने मेल क्लाइंट में संलग्न करें।
- भेजने से पहले अटैचमेंट पिकर में आकार सत्यापित करें।
क्योंकि प्रसंस्करण स्थानीय है, एक गोपनीय अनुलग्नक कभी भी कंप्रेसर के सर्वर को स्थानांतरित नहीं करता है - जो मानव संसाधन, कानूनी या वित्तीय प्रेषण के लिए उपयोगी है। अधिक स्थानीय ब्राउज़र संपीड़न और अपलोड-मुक्त संपीड़न कैसे काम करता है.
ओवरहेड एन्कोडिंग
ईमेल में बेस64 एन्कोडिंग डिस्क पर कच्ची फ़ाइल की तुलना में आकार बढ़ा सकती है। यदि आप बमुश्किल एक सीमा के अंतर्गत हैं, तो जितना आप आवश्यक समझते हैं उससे थोड़ा अधिक संपीड़ित करें, या पहले स्वयं को परीक्षण-भेजें।
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कब कंप्रेस नहीं करना है
पासवर्ड से सुरक्षित पीडीएफ, डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित अनुबंध, या फ़ाइलें जहां प्रत्येक बाइट अछूता रहना चाहिए, उन्हें विशेषज्ञ प्रबंधन की आवश्यकता हो सकती है। पीडीएफ-स्नैप संरचनात्मक री-पैक और मेटाडेटा क्लीनअप पर ध्यान केंद्रित करता है, न कि कुछ हस्ताक्षर प्रोफाइल को संरक्षित करने पर। संदेह होने पर मूल प्रति अपने पास रखें।
कॉर्पोरेट विनिमय सीमाएँ
ऑन-प्रिमाइस मेल गेटवे कभी-कभी संदेशों को 10 एमबी तक सीमित कर देते हैं, भले ही वेब जीमेल इससे अधिक की अनुमति देता हो। एकल संपीड़न पास पर भरोसा करने से पहले अपने आईटी मार्गदर्शन की जांच करें। बड़े स्कैन के लिए संदेशों को विभाजित करना अभी भी आवश्यक हो सकता है।
प्राप्तकर्ता का अनुभव
छोटे पीडीएफ फोन पर तेजी से खुलते हैं और मोबाइल डेटा कम खर्च होता है। संपीड़न एक शिष्टाचार के साथ-साथ एक तकनीकी सुधार भी है - विशेष रूप से धीमे लिंक पर अंतर्राष्ट्रीय प्राप्तकर्ताओं के लिए।
संपीड़न के बाद, अपने मेल क्लाइंट में अनुलग्नक पूर्वावलोकन की जांच करें - कुछ क्लाइंट भेजने से पहले बढ़े हुए आकार दिखाते हैं। यदि अभी भी बहुत बड़ा है, तो अधिकतम संपीड़न चलाएँ या पुन: विलय से पहले अप्रयुक्त पृष्ठों को स्थानीय रूप से विभाजित करके हटा दें।
थ्रेडिंग और आगे
उत्तर शृंखलाएँ उद्धृत पीडीएफ़ जमा करती हैं। केवल उस अनुलग्नक को संपीड़ित करें जिसे आप अभी जोड़ रहे हैं; संपूर्ण थ्रेड के इतिहास को दोबारा संपीड़ित करना शायद ही कभी आवश्यक होता है। फ़ाइलों को स्पष्ट रूप से नाम दें ताकि प्राप्तकर्ता जान सकें कि कौन सा संस्करण चालू है।
वेबमेल के लिए, संपीड़ित फ़ाइल को सीधे अपने डाउनलोड फ़ोल्डर से खींचें - "बड़े अनुलग्नक भेजें" सेवा पर कोई मध्यवर्ती अपलोड नहीं करें जब तक कि नीति की आवश्यकता न हो।
संलग्न एजेंडा के साथ कैलेंडर आमंत्रण अक्सर सीमा के निकट चुपचाप विफल हो जाते हैं - एम्बेड करने से पहले एजेंडा पीडीएफ को संपीड़ित करें ताकि स्वीकार/अस्वीकार प्रवाह विश्वसनीय बना रहे।
न्यूज़लेटर टूल और मार्केटिंग ऑटोमेशन फ़ाइल कैप भी लगाते हैं - किसी भी प्लेटफ़ॉर्म पर पीडीएफ अपलोड करने से पहले वही स्थानीय संपीड़न चरण लागू होता है।